Editör, Hakem ve Editör Kurulu Üyelerine İlişkin KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz;

KRC Bilişim Ticaret ve Organizasyon Limited Şirketi

tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir.

Bu Aydınlatma Metni; Bidge Yayınları bünyesinde veya Bidge Yayınları tarafından yürütülen yayın süreçlerinde editör, kitap editörü, hakem veya Editör Kurulu üyesi olarak görev alan gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Görevinizin niteliğine göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:

Kimlik ve İletişim Bilgileri

• Ad ve soyad
• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Gerekli hâllerde adres bilgileri

Akademik ve Mesleki Bilgiler

• Akademik unvan
• Üniversite, kurum veya kuruluş bilgisi
• Fakülte, bölüm ve bilim alanı
• Uzmanlık alanları
• ORCID
• Akademik özgeçmiş
• Akademik çalışma ve yayın bilgileri

Görev ve Yayın Süreci Bilgileri

• Editörlük, hakemlik veya Editör Kurulu görevi
• Görevlendirildiğiniz eser veya yayın süreci
• Görevlendirme tarihi
• Görevin kabul veya ret bilgisi
• Editoryal inceleme ve değerlendirme kayıtları
• Hakem değerlendirme kayıtları
• Revizyon görüşleri
• Yayın kararlarına ilişkin kayıtlar
• Sistem içi yazışmalar
• Görev ve işlem geçmişi

Sözleşme ve Mali Bilgiler

Görevin niteliğine bağlı olarak bir sözleşme veya ödeme ilişkisinin bulunması hâlinde;

• Sözleşme bilgileri
• Fatura ve ödeme bilgileri
• Vergisel ve mali kayıtlar

işlenebilir.

İşlem Güvenliği Bilgileri

• IP adresi
• Giriş ve erişim kayıtları
• Tarih ve saat bilgileri
• Oturum kayıtları
• İşlem logları
• Elektronik onay kayıtları
• Sistem ve güvenlik kayıtları

Bidge Yayınları, editörlük, hakemlik ve Editör Kurulu süreçlerinde görev için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verilerin bildirilmesini talep etmemektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz;

• editör, hakem veya Editör Kurulu üyeliği görevlendirmelerinin yapılması,
• akademik uzmanlık ve çalışma alanlarının belirlenmesi,
• uygun eser ve değerlendirme süreçleriyle eşleştirme yapılması,
• görev davetlerinin gönderilmesi,
• görevin kabul veya reddinin kayıt altına alınması,
• editoryal değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• hakem değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• yazar revizyon süreçlerinin yönetilmesi,
• yayın kararlarının oluşturulması ve kayıt altına alınması,
• editör, hakem ve Editör Kurulu üyeleriyle iletişim kurulması,
• yayın sürecindeki görev ve işlem kayıtlarının tutulması,
• akademik yayın etiği ve yayın süreçlerinin izlenebilirliğinin sağlanması,
• sözleşme ve varsa mali süreçlerin yürütülmesi,
• sistem üzerinden gerekli operasyonel bildirimlerin gönderilmesi,
• yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• hakların tesisi, kullanılması veya korunması

amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• Bidge Yayınları yayın ve başvuru sistemi,
• editör ve hakem kullanıcı hesapları,
• çevrim içi görevlendirme ve değerlendirme ekranları,
• e-posta,
• telefon,
• elektronik formlar,
• sözleşmeler,
• elektronik onaylar,
• kurumsal yazışmalar,
• yayın ve değerlendirme kayıtları,
• sunucu ve güvenlik logları,
• gerektiğinde fiziksel belgeler

aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmektedir.

Kişisel verileriniz doğrudan tarafınızdan alınabileceği gibi, görevlendirme sürecinin niteliğine göre kamuya açık akademik kaynaklardan veya Bidge Yayınlarının mevcut yayın ve akademik kayıtlarından da elde edilebilir.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, gerçekleştirilen işlemin niteliğine göre KVKK’nın 5 inci maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenmektedir:

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması

Editörlük, hakemlik veya diğer yayın görevlerinin kabul edilmesi, yürütülmesi ve varsa bunlara ilişkin sözleşme ve ödeme süreçlerinde gerekli veriler bu hukuki sebebe dayanılarak işlenebilir.

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

Mali kayıtların tutulması, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara yapılması gereken bildirimler kapsamında gerekli veriler işlenebilir.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

Görevlendirme, değerlendirme, yayın kararı, elektronik onay, sözleşme ve olası uyuşmazlıklara ilişkin kayıtlar bu kapsamda işlenebilir.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Akademik uzmanlığa uygun görevlendirme yapılması, yayın süreçlerinin izlenebilirliğinin sağlanması, bilgi güvenliğinin korunması ve editoryal süreçlerin düzenli biçimde yürütülmesi amacıyla gerekli sınırlı veriler bu hukuki sebebe dayanılarak işlenebilir.

Açık rızanın gerekli olduğu ayrı bir veri işleme faaliyeti bulunması hâlinde açık rıza ayrıca alınır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Kişisel verileriniz, yalnızca ilgili sürecin gerektirdiği ölçüde ve amaçla;

Yayın süreçlerinin yürütülmesi amacıyla

• Bidge Yayınlarının yetkili çalışanlarına,
• ilgili yayın sürecinde görev alan editör ve diğer yetkili kişilere,

Teknik altyapının işletilmesi amacıyla

• hosting ve sunucu hizmet sağlayıcılarına,
• yedekleme ve teknik altyapı hizmet sağlayıcılarına,
• kurumsal e-posta hizmet sağlayıcılarına,

Operasyonel iletişim amacıyla

• SMS hizmet sağlayıcısı Netgsm’a,

Mali işlem bulunması hâlinde

• bankalara,
• ödeme hizmet sağlayıcılarına,
• muhasebe ve faturalama hizmet sağlayıcılarına,

Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla

• kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• mahkemelere,
• diğer yetkili adli ve idari mercilere

aktarılabilir.

Aktarım faaliyetleri, ilgili amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak gerçekleştirilir.

7. Hakem Değerlendirmeleri ve Akademik Görüşler

Hakem ve editörler tarafından oluşturulan değerlendirme, görüş, yorum, revizyon talebi ve yayın kararlarına ilişkin kayıtlar yayın sürecinin yürütülmesi, bilimsel değerlendirmenin belgelenmesi ve sürecin izlenebilirliğinin sağlanması amacıyla kayıt altına alınabilir.

Bu kayıtların yazar veya diğer süreç katılımcılarıyla paylaşılması, Bidge Yayınlarının ilgili yayın ve hakemlik modeli ile süreç kuralları doğrultusunda gerçekleştirilir.

Hakem kimliğinin gizli tutulduğu bir değerlendirme sürecinde, hakemin kimliğinin yetkisiz kişilere açıklanmaması için gerekli idari ve teknik tedbirler uygulanır.

8. Görev Kayıtlarının Saklanması

Editörlük, hakemlik ve Editör Kurulu görevlerine ilişkin kişisel veriler;

• görev ilişkisinin gerektirdiği süre,
• ilgili yayın sürecinin devam ettiği süre,
• akademik yayın kayıtlarının korunması için gerekli süre,
• sözleşme ve mali mevzuattan doğan zorunlu süreler,
• hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli süreler

boyunca muhafaza edilir.

Saklama gerekliliğinin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler yürürlükteki mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kesin saklama süreleri Bidge Yayınlarının kişisel veri envanteri ile saklama ve imha prosedüründe veri kategorisi bazında ayrıca belirlenir.

9. Sistem ve İletişim Bildirimleri

Görevlendirme davetleri, değerlendirme hatırlatmaları, revizyonlar, son tarihler, yayın kararları ve görevle doğrudan ilişkili diğer bildirimler e-posta veya SMS aracılığıyla gönderilebilir.

Bu mesajlar mevcut editörlük, hakemlik veya yayın görevinin yürütülmesine ilişkin operasyonel bildirimlerdir.

Yeni yayın çağrıları, tanıtımlar ve benzeri ticari elektronik iletiler gerekli olması hâlinde ayrı bir iletişim tercihi ve onay mekanizması kapsamında yönetilir.

10. Kişisel Verilerin Güvenliği

KRC Bilişim Ticaret ve Organizasyon Limited Şirketi;

• kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemek,
• verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek,
• kişisel verilerin güvenli biçimde muhafazasını sağlamak

amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Editörlük ve özellikle hakemlik süreçlerine ilişkin erişimler görev ve yetki esasına göre sınırlandırılır.

11. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11 inci maddesi uyarınca;

1. kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

12. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi;

KRC Bilişim Ticaret ve Organizasyon Limited Şirketi Güzeltepe Mah. Abidin Daver Sk. No: 7/9, Çankaya / Ankara

adresine yazılı olarak veya

krcbilisimticaretveorganizasyon@hs01.kep.tr

adresine iletebilirsiniz.

Mevzuatta öngörülen diğer başvuru yöntemlerinden de yararlanabilirsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

Ayrıntılı başvuru yöntemleri KVKK İlgili Kişi Başvuru Formu içerisinde açıklanmaktadır.