Yazar ve Yayın Başvurularına İlişkin KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz;

KRC Bilişim Ticaret ve Organizasyon Limited Şirketi

tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir.

Bu Aydınlatma Metni;

• akademik kitap,
• tezden kitap,
• kitap bölümü,
• editörlü kitap

ve Bidge Yayınları tarafından açılan diğer yayın çağrılarına başvuran yazarlar ile başvuruda bilgileri bildirilen ortak yazarların kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Başvurunun türüne ve yayın sürecinin aşamasına göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir.

Kimlik ve İletişim Bilgileri

• Ad ve soyad
• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Gerekli hâllerde adres bilgileri

Akademik ve Mesleki Bilgiler

• Akademik unvan
• Üniversite, kurum veya kuruluş
• Fakülte, bölüm ve bilim alanı
• ORCID
• Akademik özgeçmiş
• Akademik çalışma ve yayın bilgileri

Başvuru ve Eser Bilgileri

• Başvurulan yayın türü
• Kitap veya kitap bölümü başlığı
• Özet ve anahtar kelimeler
• Yazar ve ortak yazar bilgileri
• Eser ve ek dosyalar
• Başvuru tarihi ve başvuru numarası
• Revizyon ve güncelleme kayıtları
• Editoryal değerlendirme kayıtları
• Hakem değerlendirmesiyle bağlantılı süreç kayıtları
• Kabul, ret ve yayın kararları
• Yayın sözleşmesi ve elektronik onay kayıtları

Yayın ve Bibliyografik Bilgiler

• Yazar adı ve soyadı
• Akademik kurum bilgisi
• ORCID
• Eser adı
• Yayın bilgileri
• ISBN
• DOI
• Yazar ve eserle bağlantılı bibliyografik metadata

Mali ve İşlem Bilgileri Yayın sürecinde ödeme veya faturalama işlemi doğması hâlinde;

• Fatura bilgileri
• Ödeme ve işlem kayıtları
• Vergisel ve mali kayıtlar

işlenebilir.

İşlem Güvenliği Bilgileri

• IP adresi
• Giriş ve erişim kayıtları
• Tarih ve saat bilgileri
• Oturum ve işlem logları
• Elektronik onay kayıtları
• Sistem ve güvenlik kayıtları

Bidge Yayınları normal yayın başvuru formunda başvuru sahibine ait özel nitelikli kişisel veri talep etmemektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz;

• yayın başvurunuzun oluşturulması,
• kimliğinizin ve başvuruyla ilişkinizin belirlenmesi,
• başvurunun size ait kullanıcı hesabıyla ilişkilendirilmesi,
• akademik ve editoryal uygunluk değerlendirmelerinin yapılması,
• eser ve dosyaların incelenmesi,
• başvurunun ilgili editör, hakem veya yayın birimlerine yönlendirilmesi,
• revizyon süreçlerinin yürütülmesi,
• kabul veya ret işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• yazarlarla iletişim kurulması,
• yayın sözleşmesinin oluşturulması ve kayıt altına alınması,
• yayına hazırlık süreçlerinin yürütülmesi,
• ISBN ve DOI işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• bibliyografik metadata oluşturulması,
• yayımlanan eserlerin kataloglanması ve akademik erişiminin sağlanması,
• yayın ve yazar bilgilerinin Bidge Yayınları kataloğunda yayımlanması,
• akademik katalog, indeks, veri tabanı ve erişim sistemlerine gerekli yayın bilgilerinin iletilmesi,
• ödeme ve faturalama süreçlerinin yürütülmesi,
• başvuru ve yayın sürecine ilişkin sistem bildirimlerinin gönderilmesi,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması,
• bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması

amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, gerçekleştirilen işlemin niteliğine göre KVKK’nın 5 inci maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması

Başvurunun alınması, değerlendirilmesi, kabul süreci, yayın sözleşmesinin kurulması ve yayına hazırlık işlemleri kapsamında gerekli kişisel veriler bu hukuki sebebe dayanılarak işlenebilir.

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

Muhasebe, faturalama, yasal kayıtların tutulması ve yetkili kurumlara karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli veriler bu kapsamda işlenebilir.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

Başvuru kayıtları, sözleşmeler, elektronik onaylar ve hukuki uyuşmazlıkların yönetiminde gerekli kayıtlar bu hukuki sebebe dayanılarak saklanabilir ve işlenebilir.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Bilgi güvenliğinin sağlanması, işlem kayıtlarının tutulması, sistem güvenliğinin korunması ve yayın süreçlerinin etkin biçimde yönetilmesi için gerekli sınırlı veriler bu kapsamda işlenebilir.

Açık rızanın hukuki dayanak olarak gerekli olduğu ayrı bir veri işleme faaliyeti bulunması hâlinde, ilgili kişinin açık rızası ayrıca alınır.

Yayın başvurusu yapmak için genel ve sınırsız bir KVKK açık rızası verilmesi şart değildir.

5. Yazar ve Yayın Bilgilerinin Kamuya Açık Hâle Gelmesi

Başvurunun yayına kabul edilmesi ve eserin yayımlanması hâlinde;

• yazarın adı ve soyadı,
• akademik unvanı,
• kurum bilgisi,
• ORCID bilgisi,
• eser veya bölüm adı,
• ISBN ve DOI bilgileri,
• esere ilişkin bibliyografik metadata

yayıncılık faaliyetinin doğal ve gerekli bir parçası olarak Bidge Yayınları internet sitesinde, yayın kataloğunda ve ilgili akademik/bibliyografik sistemlerde yayımlanabilir.

Bu bilgiler yayımlanan eserin yazarının belirlenmesi, doğru akademik atıf yapılabilmesi, eserin akademik kimliğinin oluşturulması ve erişilebilirliğinin sağlanması amaçlarıyla kullanılmaktadır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Kişisel verileriniz, yalnızca ilgili işlemin gerektirdiği ölçüde;

Yayın sürecinin yürütülmesi amacıyla

• görevlendirilen editörlere,
• gerekli hâllerde hakemlere,
• yayın sürecinde görev alan yetkili personele,

Teknik hizmetlerin yürütülmesi amacıyla

• hosting ve sunucu hizmet sağlayıcılarına,
• yedekleme ve teknik altyapı hizmet sağlayıcılarına,
• kurumsal e-posta hizmet sağlayıcılarına,

Başvuru ve yayın süreci bildirimleri amacıyla

• SMS hizmet sağlayıcısı Netgsm’a,

Mali işlemler söz konusu olduğunda

• ödeme hizmet sağlayıcılarına,
• bankalara,
• muhasebe ve faturalama hizmet sağlayıcılarına,

Yayıncılık ve akademik metadata işlemleri amacıyla

• ISBN ve kataloglama kuruluşlarına,
• DOI işlemleri kapsamında Crossref’e,
• akademik erişim ve kataloglama kapsamında ProQuest ve ilgili akademik platformlara,
• üniversite kütüphaneleri ve bibliyografik katalog sistemlerine,

Hukuki yükümlülükler kapsamında

• kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• mahkemelere ve diğer yetkili adli veya idari mercilere

aktarılabilir.

Her aktarım ilgili amaca uygun, bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak gerçekleştirilir.

7. Yurt Dışına Veri Aktarımı

DOI tescili, uluslararası akademik metadata, akademik veri tabanları, kataloglama veya kullanılan teknik hizmetler kapsamında kişisel verilerin yurt dışında bulunan bir alıcıya aktarılması gerekebilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarımı gerçekleşmesi hâlinde aktarım, KVKK’nın 9 uncu maddesinde öngörülen şartlardan birinin bulunması ve yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği uygun güvencelerin sağlanması suretiyle gerçekleştirilir.

Yurt dışına aktarım, yalnız KVKK’nın 9 uncu maddesinde öngörülen aktarım şartlarından birinin veya uygun güvencenin mevcut olması hâlinde gerçekleştirilir; aktarım kayıtları veri sorumlusu tarafından muhafaza edilir.

8. Ortak Yazarların Bilgilerinin Başvuru Sahibi Tarafından Girilmesi

Bir eserde birden fazla yazar bulunması hâlinde sorumlu yazar veya başvuruyu gerçekleştiren kişi, diğer yazarlara ilişkin;

• ad ve soyad,
• akademik kurum,
• ORCID,
• e-posta adresi ve
• yayınla ilişkili gerekli diğer bilgileri

başvuru sistemine girebilir.

Başvuru sahibi, Bidge Yayınlarına ilettiği ortak yazar bilgilerinin doğru olmasından ve bu bilgileri hukuka uygun şekilde sağlamasından sorumludur.

Kişisel verileri doğrudan kendisinden alınmayan ortak yazarlar, yürürlükteki mevzuatın öngördüğü zamanda ve yöntemle Bidge Yayınları tarafından kişisel verilerinin işlenmesi konusunda bilgilendirilir.

9. Eser Dosyalarında Yer Alan Üçüncü Kişilere Ait Veriler

Bidge Yayınları, başvuru sahibinden kendi özel nitelikli kişisel verilerini başvuru formunda talep etmemektedir.

Bununla birlikte eserin içeriğinde araştırma katılımcılarına veya üçüncü kişilere ait kişisel veri bulunması hâlinde yazar;

• ilgili etik ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek,
• gerekli izin ve onayları almak,
• gerekli hâllerde verileri anonimleştirmek,
• yayın için gerekli olmayan kişisel verileri eserden çıkarmak

konusunda sorumludur.

10. Başvuru ve Yayın Sürecine İlişkin SMS ve E-postalar

Başvurunuzun alınması, değerlendirilmesi, revizyon talebi, kabul veya ret kararı, sözleşme, ödeme, yayın hazırlığı ve benzeri mevcut başvuru veya yayın sürecinizle doğrudan ilişkili bildirimler e-posta veya SMS yoluyla gönderilebilir.

Bu bildirimler yayın sürecinin yürütülmesine ilişkin operasyonel iletişim niteliğindedir.

Yeni yayın çağrıları, kampanyalar, tanıtımlar veya benzeri pazarlama amaçlı ticari elektronik iletiler ise bu aydınlatma metninden ayrı olarak yönetilir ve gerekli olduğu hâllerde ayrıca ticari elektronik ileti onayı alınır.

11. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel verileriniz;

• ilgili yayın ve başvuru sürecinin gerektirdiği süre,
• sözleşme ilişkisinin devam ettiği süre,
• mevzuattan kaynaklanan zorunlu saklama süreleri,
• hukuki talep ve uyuşmazlıklara ilişkin süreler

dikkate alınarak muhafaza edilir.

Saklama gerekliliğinin sona ermesi hâlinde kişisel veriler yürürlükteki mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kesin saklama süreleri Bidge Yayınlarının kişisel veri envanteri ve saklama-imha prosedüründe veri kategorisi bazında ayrıca belirlenir.

12. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11 inci maddesi kapsamında;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
• kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

13. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi;

KRC Bilişim Ticaret ve Organizasyon Limited Şirketi Güzeltepe Mah. Abidin Daver Sk. No: 7/9, Çankaya / Ankara

adresine yazılı olarak veya

krcbilisimticaretveorganizasyon@hs01.kep.tr

adresine iletebilirsiniz.

Ayrıca mevzuat kapsamında geçerli diğer başvuru yöntemlerinden yararlanabilirsiniz.

Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

Ayrıntılı başvuru usulü KVKK İlgili Kişi Başvuru Formu içerisinde ayrıca açıklanacaktır.